четверг, 14 марта 2013 г.

Работа со всеми элементами списка SharePoint. Блок 5. Автономный режим, подключение к Outlook и экспорт данных в Excel, Visio, Access и Project

Описание задачи 1. Иметь доступ к данным без интернета.

Действия: Если у вас в компании не стабильный канал интернета или планируются какие-то работы на серверах и в это время сервера должны быть выключены, то вы можете работать с данным в автономном режиме. Это возможно из программ MS SharePoint Workspace и MS Outlook.

image

Рис. 45 Подключение и экспорт

1. Для Синхронизации с SharePoint Workspace нажимаем на его значок и регистрируемся, если у вас еще не было учетной записи. После этого программа спросит сделать ли копию списка у вас локально на компьютере; нажимаем Ок. После этого будет произведена синхронизация и список будет доступен в вашем SharePoint Workspace.

2. Для подключения списка к Outlook нажимаем Подключиться к Outlook; подтверждаем что хотим добавить список. После этого он будет доступен в Списках SharePoint в Outlook.

Если вы находились в автономном режиме, то для возврата в обычный режим необходимо синхронизировать ваши изменения со списком на портале. Нажимаем синхронизировать. Иначе ваши изменения будут храниться только у вас на компьютере.

Описание задачи 2. Экспортировать список в программы Excel, Visio, Access и Project.

Действия: Возможно, для отчета или для обработки данных вам нужно экспортировать список в одну из программ MS Office. Для этого, находясь в списке, нажимаем кнопку экспорт в Excel или одну из иконок Visio, Access и Project (это иконки справа в блоке «Подключение и экспорт»). После этого данные будут показаны уже в одной из программ MS Office. Возможно, появится окно, спрашивающее вас о настройках. Нажимаем Enable или Ok.

Список воздушных шаров, экспортированный в Excel, выглядит вот так:

image

Рис. 46 Список воздушных шаров в Excel

Важно. Если в вашем списке содержится много данных, то на экспорт потребуется время. Обычно это не более 10 минут. Если вы ждете 15 минут и более, то что-то не так и стоит обратиться в техподдержку.

Блоки 6 «Настройка списка» и блок 7 «Параметры» выходят за рамки этой книги.

 

Это отрывок из книги, для чтения остальных глав жмем на оглавление.

Комментариев нет:

Отправить комментарий