Самые частые проблемы при использовании SharePoint и их решения!

На портале что-то неправильно отображается. У коллеги все работает. Почему?

Решение 1: Самая частая причина - настройка компьютера и программ MS Office. Проверяем на компьютере коллеги, у которого все работает: Войдите на портал под собой. Для этого нажимаем на имя коллеги на портале в правом верхнем углу и выбираем «Войти в качестве другого пользователя». Дальше вводим свой логин и пароль. Проверяем, работает ли то, что не работало у вас. Если войдя под собой на компьютере коллеги все работает, то это проблема с компьютером.

Решение 2: Если после проверки у коллеги, у вас по-прежнему что-то не отображается – значит либо у вас нет разрешений на просмотр, либо (если это файл) документ может быть извлечен другим пользователем.

Коллега разместил файл в библиотеке, а я не могу найти этот файл.

Решение: Возможно, у вас нет прав на просмотр файла, либо коллега забыл его вернуть. Возможно представление, которое отображает данные, скрывает этот файл каким-то условием. Ни одну из этих причин без помощи администратора или владельца ресурса проверить нельзя.

Пример работы с разрешениями (правами) в SharePoint

Нажатие на кнопку разрешения документа/элемента/списка/библиотеки/сайта приведет к открытию страницы настроек разрешений:

Рис. 177 Работа с разрешениями в SharePoint

Проверка и варианты предоставления разрешений (прав)

Если вы не знаете, есть ли у пользователя разрешения на элемент, то их можно проверить, нажав кнопку Проверить разрешения (Рис. 177). Вводим сотрудника и нажимаем Проверить. После этого будет отображен список всех прав сотрудника:

Рис. 178 Проверка разрешений в SharePoint

Основные приемы предоставления разрешений:

1. Прекратить наследование, затем изменить права или добавить пользователя;

2. Не прекращая наследования, добавить нужные права, пользователя или группу в родительский элемент;

3. Создать группу с минимальными правами в родительском элементе, затем прекратить наследование для увеличения прав группы в текущем элементе.

Эти приемы помогут создать почти любые комбинации прав. Кстати, под лентой инструментов всегда указывается наследование разрешений:

Рис. 179 Предупреждение о наследовании разрешений в SharePoint

Прием 1: Прекращение наследования

Прием с прекращением наследования можно применить кнопкой Прекратить наследование разрешений. Откроется окно, предупреждающее нас, что изменения в родительском элементе больше не будут учитываться, а будут созданы уникальные разрешения для элемента. Нажимаем Ок. Пользователей или группы можно отметить галочкой и изменить разрешения.

Рис. 180 Прекращение наследования разрешений в SharePoint

Управление разрешениями (правами) в SharePoint

Управление правами – сложная тема. В книге мы даем обзор этого инструмента, но ни в коем случае не претендуем на полноту изложения.

Корпоративные данные часто являются конфиденциальными и не предназначены для общего доступа. Тем не менее, их можно хранить на портале компании, предварительно ограничив к ним доступ. В SharePoint встроен удобный механизм управления правами на доступ к данным. Картинка ниже иллюстрирует как работает ограничение доступа и к чему это может привести.

Рисунок модели прав SharePoint начинаем смотреть сверху вниз от портала к файлу. В SharePoint существует наследование прав.

Наследование прав означает, что права от верхнего элемента переходят к нижнему; от группы к элементу; от семейства к ребенку, т.е. наследуются.

Рис. 175 Модель прав в SharePoint

Личный сайт сотрудника в SharePoint 2010

Любой сотрудник может иметь свой личный сайт. В нем можно хранить информацию и делиться ею с коллегами. Личный сайт в SharePoint максимально приближен к страничке в социальной сети. Он разделен на три направления: Мой канал новостей, Мой контент, Мой профиль. Этот сайт создается автоматически, когда вы нажимаете на свое имя в правом верхнем углу экрана и выбираете Личный сайт.

Рис. 172 «Канал новостей» на личном сайте сотрудника

Рис. 173 Раздел «Мой контент» на личном сайте сотрудника

Поиск в SharePoint 2010

В SharePoint есть 2 вида поиска: поиск документов и поиск людей. Если вы что-то или кого-то не можете найти, то опишите в строке поиска и просмотрите результаты:

Рис. 170 Поиск документов

Создание вики-страницы в SharePoint 2010

Обратите внимание, что создать вики-страницу можно только в библиотеке вики-страниц. Грань между простой страницей и вики-страницей очень тонкая. У них одинаковый интерфейс и название кнопок. Тем не менее, вики-страницы более гибкие, поддерживают вики-разметку и никогда не нарушают ссылок на страницы.

Рис. 157 Действия сайта

Для создания вики-страницы, находясь в библиотеке вики-страниц, в левом верхнем углу (рядом с кнопкой Обзор) нажимаем на Действия сайта и выбираем Создать страницу. Необходимо будет ввести название страницы. Оно может быть любым; нажимаем Создать.

Волшебная библиотека вики-страниц (Wiki Page Library) в SharePoint 2010

Библиотека wiki-страниц (Wiki Page Library) – это библиотека страниц, в которой пользователи могут редактировать и создавать вики-страницы. Похожее определение встретит вас на начальной странице вики-библиотеки SharePoint и рядом будет ссылка «Как пользоваться этой библиотекой». Пройдя по ней, вы получите подробную инструкцию по использованию вики.

Вики-страница – это обычная страница, которую вы можете видеть на экране. От других страницы она отличается инструментами для работы с ней и рядом особенностей, о которых мы расскажем на примере нашей вики-страницы.

Самый известный пример вики-страниц – сайт www.wikipedia.org, где любой желающий может писать и редактировать статьи. То же самое вы можете делать на своем корпоративном портале. Применение вики-страниц безгранично. Это могут быть базы знаний, инструкции, рабочие страницы для различных сотрудников, информация о клиентах, информация о товарах, с которыми вы работаете – все, на что хватит фантазии.

Такая вики-страница у нас получилась за 10 минут:

Рис. 156 Пример вики-страницы на SharePoint

Управление записями и заметками (комментариями) в блоге SharePoint

Для редактирования записи, в блоке «Работа с блогом» нажимаем ссылку «Управление записями»:

Рис. 154 Управление записями блога

Как можно видеть по рисунку, записи собраны в обычный список, редактировать который можно, нажав на кнопку Изменить или воспользовавшись лентой инструментов. Здесь же можно назначать права на отдельные записи, если это необходимо.

Создание записи блога в SharePoint 2010

Создать новую запись можно двумя способами:

1. На главной странице блога, в правом меню, нажимаем на ссылку Создать запись (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). Откроется окно создания записи. В окно вносим: название (заголовок), основной текст, категории и дату публикации. Запись можно сохранить как черновик (кнопка Сохранить как черновик) и вернуться к ее редактированию позже, либо опубликовать для всех у кого есть на это права (кнопка Опубликовать):

Рис. 151 Создание записи блога

2. Второй способ более простой в использовании, т.к. позволяет создавать записи в блоге SharePoint из популярных программ (например из Word и Windows Live Writer). В них проще работать с картинками и диаграммами, т.к. не нужно предварительно загружать картинки на портал. Поле для творчества в специализированной программе намного больше, чем в первом способе. Чтобы воспользоваться внешней программой нажимаем «Запуск программы блога для размещения записей» на главной странице (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). После этого откроется программа (в нашем случае MS Word), в которой будет окно со ссылкой на блог. Нажимаем в нем Ok, и можно приступать к созданию записи.

Добавляем категорию на страницу и выбираем нужную. Первая запись для нашего блога SharePoint показана на рисунке ниже.

Рис. 152 Создание записи блога из MS Word

Создание и изменение категорий (разделов) для блога в SharePoint 2010

Навигация в блоге построена на основе категорий (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). При создании блога в нем будут категория 1, категория 2, категория 3. Пользы от них не много, поэтому переименуем категории во что-то более осмысленное. Для этого нажимаем на ссылку Категории. Откроется список с категориями блога, где для каждой категории будет значок Изменить. Нажимаем на него, меняем название и нажимаем Сохранить.

Рис. 150 Категории блога

Блог (Blog) в SharePoint 2010

На главной странице блога рассказывается, что это такое и для чего блог можно использовать. Блог предназначен для обмена информацией, относящейся к определенной предметной области:

Рис. 149 Стартовая страница блога

В SharePoint, блог – это отдельный сайт с характерными инструментами. По центру находятся записи блога. Под каждой записью есть возможность добавить заметку (комментарий) и отправить ссылку на запись по почте. Слева находится навигация по категориям и архив. Справа – администрирование блога и краткая информация о нем. На обновления блога можно подписаться, использую RSS-канал. Так же можно настроить оповещения (как пользоваться этими инструментами было описано в предыдущих главах).

Работа с Календарем в SharePoint 2010. Раскрытие Магии

Магическое объединение нескольких календарей можно вызвать с закладки Календарь. Все инструменты на ней так же сгруппированы по блокам. На рисунке ниже блоки выделены красным и пронумерованы.

Рис. 146 Закладка Календарь

Календарь в SharePoint 2010. Блок 2. Управление событием

Рис. 145 Управление

Для изменения события или отмены его повторений, нужно выделить событие и нажать кнопку Изменить событие.

Другой способ – нажать на событие два раза; в появившемся окне нажать Изменить элемент или Изменить ряд.

Календарь в SharePoint 2010. Блок 1. Создание события

Рис. 140 Создание события

Для добавления нового события в календарь нажимаем на кнопку Создать событие и выбираем нужное. Кнопка Событие откроет окно создания.

Важно. Создать событие можно только в календаре. Представление календаря, которое мы создавали ранее в библиотеке или списке, не позволяет создавать события. Оно только показывает данные на странице в виде календаря.

Рис. 141 Создание события

Работа с событиями календаря в SharePoint 2010

Работа с элементами календаря (событиями) ведется с закладки События. Все инструменты сгруппированы по функциональным блокам, которые имеют свое название. На рисунке ниже они выделены красным и пронумерованы.

Рис. 139 Закладка Событие

Календарь (Calendar) в SharePoint 2010

Что такое календарь не нужно объяснять. Но вот что может быть календарем в SharePoint, нужно рассказать или, лучше, показать. Любые данные, попавшие в SharePoint, можно представить в виде календаря. Все зависит от вашей фантазии и задач.

Например: Компания BlueBalloon принимает заявки на покупку шаров. Они вносятся на портал как файлы в библиотеке:

Рис. 135 Библиотека «Заявки на покупку»

При загрузке файла на портал автоматически заполняется дата его создания. Эту дату можно использовать в календаре. Для календаря вы можете использовать любые даты и интервалы, какие пожелаете.

Дальше начинается волшебство.

Для библиотеки создадим представление календаря. Дату создания укажем как начало и окончание временного интервала. Получим вот такой вот календарь заявок по датам:

Рис. 136 Прием заявок на покупку по датам

Набор документов (Document Set) в SharePoint 2010

Сейчас мы покажем маленькое ИТишное чудо. Именно за этот функционал и стоит платить деньги при покупке SharePoint 2010. Т.к. именно его не хватало в предыдущих версиях. Что же такое набор документов?

Набор документов (Document Set) – набор или пакет документов. Лучшего определения не подобрать. Набор документов часто используется в реальной жизни: например, пакет документов для регистрации компании, нового сотрудника, поставщика; набор документов для открытия счета в банке. Что может набор документов SharePoint:

· Группировать несколько документов в библиотеке, наподобие усовершенствованной папки;

· Автоматически создавать пакет документов с любым количеством файлов или шаблонов файлов;

· Добавлять новые документы в созданный пакет документов;

· Обычные средства для работы с документами, как в библиотеке;

· Назначать права на весь пакет документов;

· Создавать уникальные страницы для каждого набора документов, если это необходимо;

· Хранить множество пакетов документов в одной библиотеке;

· Следить за версионностью всего пакета документов одновременно;

· Записать новую версию пакета документов в любое время, а не только при изменении файла;

· Набору документов автоматически присваивается уникальный штрих код и идентификатор;

· Назначать рабочие процессы (утверждение, согласование и любые другие) на весь пакет документов.

Вероятно, в вашей компании найдется множество вариантов, когда нужен набор документов. Например, карточка сотрудника: трудовой договор, анкета, грамоты, заслуги, отпуска, больничные…

Рассмотрим пример набора документов в компании BlueBalloon.

Задача. При добавлении нового поставщика воздушных шаров нужно автоматически подготовить пакет стандартных договоров и соглашений. Все документы должны быть с символикой компании. После подписания, все дальнейшие документы от поставщика нужно хранить в выделенном месте с ограниченным доступом для разных сотрудников.

Решить задачу помогут наборы документов. Для нового поставщика нам необходим вот такой набор различных документов:

Рис. 120 Набор документов для нового поставщика

Типы библиотек SharePoint 2010

Файлы разных типов (картинки, презентации, договора) в SharePoint 2010 хранятся в библиотеках. В зависимости от типа файлов, библиотеки так же могут быть различных типов. Научившись работать с одним типом библиотеки, без труда можно работать и с другими. Самые распространенные базовые типы библиотек SharePoint:

Рис. 118 Типы библиотек SharePoint 2010

Например, заполненная библиотека рисунков будет выглядеть так:

Работа со всей Библиотекой вместе. Блок 5. Подключение библиотеки SharePoint 2010 к MS Office и экспорт в MS Excel.

Описание примера 1. Экспортировать список файлов в MS Excel.

Рис. 115 Подключение и экспорт

Действия: Чтобы получить список файлов библиотеки в MS Excel нужно нажать на кнопку Экспорт в MS Excel. Вас спросят, хотите ли вы открыть файл или сразу его сохранить.

Если выбрать Открыть, то в программе MS Excel будет показан список документов библиотеки. Может так же присутствовать служебная информация в виде дополнительных колонок. Информацию в MS Excel можно менять (редактировать или удалять столбцы) и это не отразится на данных в библиотеке.

Рис. 116 Экспорт списка файлов из библиотеки

Описание примера 2. Открыть файлы библиотеки в проводнике.

Работа со всей Библиотекой вместе. Блоки с 1 по 4. Работа с представлениями SharePoint 2010. Доступ и отслеживание

Все действия, связанные с представлением документов в библиотеке, работают так же, как это было при работе со списком. Мы не будем дублировать эту информацию. Прочитайте главы «Работа со всем списком вместе» и «Представления (View)».

Это отрывок из книги, для чтения остальных глав жмем на оглавление.

Сайт книги , где купить книгу